Przygotowanie projektu informatycznego to ważny element, który często traktowany jest, jako strata czasu. Osoba inwestująca w projekt najczęściej woli działania przynoszące efekty, zamiast działań, których efekt poznajemy w momencie, kiedy projekt it zmierza w niewłaściwym kierunku. Jednak w tej fazie określamy najistotniejsze elementy projektu. Analizujemy biznesową przydatność projektu, ryzyko (elementy Business Case). Określamy cele, budżet, harmonogram pracy (elementy twarde) oraz tworzymy zespół projektowy, określamy jego rolę i kompetencje (elementy miękkie).

W przypadku braku uzgodnienia tych elementów na początku projektu zmuszeni jesteśmy do określania ich w trakcie fazy realizacji. Podejmowanie kluczowych decyzji pod presją czasu (zazwyczaj wszystko jest na wczoraj), bez wcześniejszej analizy najczęściej skutkuje pominięciem lub wypaczeniem ważnych z punktu widzenia firmy wartości, które wydają się tak oczywiste, że nie warto o nich mówić. A mówić warto, o czym dobitnie świadczą statystyki realizacji projektów it. Jeżeli uzgodnimy (sponsor z osobą zarządzającą projektem), że warto poświęcić czas na przygotowania, to od czego zacząć?

Najważniejszym elementem, który trzeba zdefiniować na etapie przygotowania projektu jest CEL. Zleceniodawca wie, do czego potrzebny mu konkretny projekt i warto poświęcić czas na sformułowanie jego potrzeb. Uzgodnienie jednolitego rozumienia przez strony celu ułatwia jego dalszą realizację. W trakcie jednego projektu możemy zrealizować kilka celów, co się zazwyczaj dzieje. Z tego powodu warto przypilnować, żeby projekt nie realizował celów sprzecznych ze sobą. Przykładem takich celów może być - zinformatyzowanie istniejących procesów w organizacji i wyeliminowanie zbędnych procedur. Albo informatyzujemy istniejące procesy albo je optymalizujemy, co w wyniku da inne procesy.

Cel powinien być, sformułowany pozytywnie, ambitny, ale możliwy do spełnienia, zakotwiczony w czasie i sytuacji oraz mierzalny. Sformułowanie miernika da możliwość badania, w jakim stopniu cel jest realizowany. Będzie też przenikał projekt w wielu miejscach:

sponsor - uzgadnianie, promowanie, rozliczenie,

kierownik projektu - przekazanie zespołowi, realizacja,

uczestnik zespołu projektowego - pomoc w jego realizacji.

Zdefiniowanie celu i późniejsze jego zrozumienie oraz zaakceptowanie przez uczestników projektu jest podstawą do jego osiągnięcia.

Wyznaczanie zakresu projektu jest pochodną przyjętego celu. Im szerszy cel przyjmiemy do realizacji tym większy będzie zakres projektu. Zakres projektu może być definiowany na wiele sposobów, zależnie od tego, co lepiej obrazuje jego skalę. Przez liczbę jednostek organizacyjnych biorących udział w jego realizacji, przez stopień trudności zadań i ich czasochłonność lub liczbę i jakość zmian w organizacji. Czyli te elementy, które obejmuje projekt lub te, które ulegają zmianie w trakcie realizacji. Ustalenie zakresu ułatwia dobór osób do zespołu projektowego (wiemy, kogo projekt będzie dotyczył i które elementy w organizacji zmieniał), pomaga ustalić sposób komunikacji (jakie osoby informować o działaniach).

Analizując statystyki projektów informatycznych można zauważyć, że im większe nakłady przeznaczymy na projekt tym większe ryzyko, że pogorszy się jakość wykonania projektu (zmieni się funkcjonalność projektu). Oznacza to, że nie powinnyśmy przygotowywać projektu o zbyt szerokim zakresie. Lepiej podzielić jeden duży projekt na kilka mniejszych i realizować je osobno. Efekt będzie podobny a ryzyko związane z realizacją mniejsze.

Prawdopodobieństwo zajścia zdarzenia o określonym skutku. Interesującym sposobem na planowanie ryzyka jest przygotowanie macierzy. Tworzenie jej składa się z czterech podstawowych etapów. Pierwszym z nich jest stworzenie listy zdarzeń, których zaistnienie może spowodować negatywne konsekwencje dla projektu. Kolejnym krokiem jest zwartościowanie tej listy, czyli nadanie każdemu zdarzeniu wartości (jakie znaczenie ma ten element w projekcie) na dowolnie wybranej skali i na końcu określanie prawdopodobieństwa jego zaistnienia.

Produkt finalny, zawiera wyliczoną dla każdego elementu na liście wartość (znaczenie elementu x prawdopodobieństwo zajścia). Ostatnim etapem jest przyjęcie poziomu ryzyka, który jesteśmy gotowi zaakceptować w projekcie. Dla zdarzeń, które wykraczają ponad przyjęty poziom tworzymy alternatywne scenariusz działań do zastosowania w przypadku wystąpienia danego zdarzenia.

Zbiór zadań, czynności lub działań, które trzeba wykonać na przestrzeni czasu, żeby osiągnąć założony cel. Najtrudniejszym elementem podczas tworzenia harmonogramu jest ustalenie kolejności działań oraz ich wzajemnego powiązania. W trakcie realizacji projektu często zdarza się, że powinno rozpoczynać się kolejne zadanie a jest to niemożliwe gdyż zadanie, które ma bezpośredni wpływ na nie zostało jeszcze ukończone.

Znalezienie takich elementów pozwala przygotować ścieżkę krytyczną dla projektu. Ustalenie wzajemnych powiązań i czasu trwania poszczególnych zadań jest kluczem do dobrego zaplanowania harmonogramu. Podobnie jak w przypadku zakresu, realizacja czasochłonnych projektów niesie ze sobą ryzyko pogorszenia ich funkcjonalności.

Podczas trwania projektu ważna jest zarówno komunikacja zewnętrzną jak i wewnętrzną, czyli pomiędzy zespołem projektowym a resztą osób w organizacji oraz pomiędzy członkami zespołu. Do zewnętrznej zalicza się raportowanie z postępów prac nad projektem oraz informowanie o działaniach mających wpływ na funkcjonowanie innych jednostek (działów). Istotny jest tutaj udział sponsora projektu, który nadaje projektowi rangę i tworzy dobry PR. W przypadku komunikacji wewnętrznej chodzi głównie o wymianę informacji na temat postępu prac w zespole projektowym. Monitorowanie ewentualnych zagrożeń, wprowadzanie zmian w realizacji zadań, omawianie bieżących zdarzeń w projekcie.

Wybór ludzi, z którymi będziemy realizować projekt to najtrudniejsze zadanie, które stoi przed kierownikiem projektu. Z jednej strony powinny to być osoby, które posiadają kompetencję i doświadczenie przy realizacji zadań przewidzianych w projekcie. Z drugiej strony osoby, które potrafią pracować zespołowo i są zainteresowane pracą przy danym projekcie. Zazwyczaj duży nacisk kładzie się na czynniki twarde tj. cel, budżet, czas natomiast lekceważy stronę ludzką projektu, a to od osób uczestniczących w projekcie i ich zaangażowania zależy w głównej mierze sukces projektu.

Przygotowanie projektu informatycznego, które często postrzegane jest, jako strata czasu zawiera elementy, które decydują o powodzeniu projektu. Określenie ich na początku pozwala zaoszczędzić czas na ich definiowanie w trakcie realizacji. Pozwala uniknąć podejmowania nieprzygotowanych decyzji pod presją realizacji. Dobrze przygotowany projekt zwiększa szanse jego powodzenia. Co w przypadku projektu it i statystyk związanych z jego powodzeniem jest szczególnie ważne.